El media training es un proceso de formación diseñado para preparar a los voceros de una empresa en la comunicación efectiva con los medios de comunicación. Este permite a los participantes aprender a controlar la narrativa en situaciones de alta presión.
Durante las sesiones de entrenamiento, se realizan simulaciones de entrevistas, conferencias de prensa y entrevistas en vivo, proporcionando una experiencia práctica que ayuda a los voceros a enfrentar diversos escenarios mediáticos.
Uno de los aspectos más importantes del media training es la personalización del contenido y los métodos de enseñanza. Cada sesión se debe adaptar a las necesidades específicas del vocero y de la empresa, utilizando herramientas como cuestionarios previos al entrenamiento para evaluar la experiencia y las habilidades de los participantes. Esto asegura que el entrenamiento sea efectivo y relevante.
La práctica es fundamental; por eso, el entrenamiento debe incluir tiempo suficiente frente a la cámara y revisiones de las entrevistas grabadas para identificar áreas de mejora.
Los participantes deben estar preparados no solo para comunicar mensajes clave, sino también para manejar preguntas difíciles y situaciones imprevistas que puedan surgir durante una entrevista. Esto es especialmente importante en tiempos de crisis, donde una sola entrevista puede afectar significativamente la percepción pública de la organización.
¿Qué es el media training y por qué es importante?
El media training implica entender los fundamentos del periodismo y cómo funcionan los diferentes medios, incluidos televisión, radio, prensa escrita y plataformas digitales. Conocer estos detalles ayuda a los voceros a anticipar las expectativas de los periodistas y a preparar respuestas adecuadas para diferentes contextos.
Un buen entrenamiento prepara a los participantes para lo que pueden esperar de los medios, permitiéndoles reaccionar de manera efectiva incluso en situaciones de presión.
También se fomenta la confianza y la competencia, elementos críticos para que los voceros se sientan cómodos y seguros al hablar en público y ante las cámaras.
La frecuencia de las sesiones puede variar según la experiencia de los participantes y la cantidad de oportunidades de entrevistas que surjan. Sin embargo, el entrenamiento continuo asegura que los voceros mantengan sus habilidades afiladas y estén listos para aprovechar cualquier oportunidad de comunicación que beneficie a la organización.
Técnicas de manejo de entrevistas y respuestas en medios
Joyce Newman, fundadora del Newman Group, resalta tres puntos fundamentales para manejar entrevistas con los medios de manera efectiva:
- Decir siempre la verdad: La honestidad es clave. Los reporteros tienen acceso a los hechos y pueden descubrir información por sí mismos, así que es preferible no intentar ocultar la verdad. Si no tienes una respuesta a una pregunta, es mejor admitirlo y comprometerse a proporcionar la información más adelante, si es posible. Esto no solo muestra integridad, sino que también establece confianza con el periodista.
- Entender que una entrevista no es una conversación: Es crucial reconocer que las entrevistas son interacciones controladas. Debes esperar interrupciones y evitar caer en la trampa de pensar que puedes tener una conversación «off-the-record» después de la entrevista formal. A menudo, es en esos momentos informales cuando surgen las preguntas más inesperadas. Por lo tanto, actúa como si todo estuviera en el registro, lo cual es una práctica recomendada en el periodismo.
- Prepararse con anticipación: La preparación es esencial para manejar entrevistas exitosamente. Muchas preguntas difíciles pueden anticiparse, por lo que es útil ensayar tus respuestas en voz alta, ya sea solo o con un colega. Sin embargo, es importante que tus respuestas no suenen robóticas; utiliza diferentes palabras para expresar el mismo punto, lo que te permitirá sonar natural y auténtico durante la entrevista.
¿Qué imagen se debe proyectar en una entrevista?
Proyectar una imagen profesional y creíble implica que el vocero se presente como una persona conocedora, segura y bien preparada para la discusión. Mantener una actitud positiva y accesible es crucial, ya que esto demuestra sus habilidades de comunicación y la capacidad de conectar con el entrevistador y la audiencia.
Además, es esencial mostrar autenticidad y un interés genuino en el tema tratado. Este tipo de conexión no solo mejora la calidad de la interacción, sino que también resuena mejor con los oyentes o espectadores, ayudando a construir una relación de confianza.
¿Qué hay que recordar incluir en entrevistas mediáticas?
Hay dos conductas esenciales en cualquier tipo de entrevista: contacto visual y lenguaje corporal.
Mantener el contacto visual transmite confianza, autenticidad y credibilidad. La postura, los gestos y las expresiones faciales, por otro lado, pueden potenciar la entrega de tus mensajes clave.
Ahora, otros aspectos entran a jugar en la conversación de acuerdo al espacio o medio donde se esté desarrollando la entrevista.
En un entrevista de radio, por ejemplo, el tiempo es crucial. El anfitrión te hará preguntas muy directas y centradas en el tema, buscando tu experiencia, tus ideas o tus vivencias. Ahí se debe estar preparado para ofrecer respuestas concisas y atractivas, con altas probabilidades de que haya desafíos a las afirmaciones del vocero.
En una entrevista de televisión, por otro lado, se incorporan elementos visuales y auditivos para que los espectadores puedan ver la interacción sin perder detalle. Esta dimensión visual añade un nivel extra de comunicación y compromiso que no está presente en la radio.
Las entrevistas de televisión suelen tener un formato más estructurado y pulido, utilizando múltiples ángulos de cámara, edición y gráficos, en comparación con la naturaleza más conversacional y fluida de las entrevistas radiales.
Prepararse adecuadamente para ambos tipos de entrevistas asegurará que el mensaje llegue aprovechando los beneficios de cada formato y sortee los obstáculos intrínsecos de cada uno.
Cómo construir relaciones efectivas con los medios de comunicación
La gestión de relaciones con los medios es crucial para el éxito de cualquier negocio u organización que busque mantener una imagen y reputación positiva. En esencia, implica establecer conexiones sólidas y significativas con miembros de los medios a través de la comunicación efectiva, la colaboración y la confianza.
Lograrlo puede ayudar a las organizaciones a aprovechar el potencial de estas conexiones para alcanzar sus objetivos. Y existen algunas tácticas para lograrlo.
Importancia de la gestión efectiva de relaciones con los medios
Crear y mantener relaciones positivas con los medios, incluidos periodistas, blogueros e influenciadores le permitirá a las empresas mejorar su visibilidad y credibilidad, obteniendo una cobertura mediática favorable que contribuye a su crecimiento y éxito.
Esto es especialmente importante en la era digital actual, donde los medios tradicionales han sido en gran medida reemplazados por plataformas de redes sociales y en línea que pueden alcanzar a millones de personas en cuestión de segundos.
Cuando se invierte en una gestión efectiva de relaciones con los medios, las empresas puede establecerse como una fuente confiable y fiable de información, llevándolas a construir una base de clientes leales y un sólido reconocimiento de marca.
Retos en la gestión de la relaciones con los medios
La gestión efectiva de los medios no está exenta de desafíos. Uno de los principales retos es mantener la transparencia y la credibilidad, particularmente en una era de «noticias falsas» y desinformación.
Las empresas deben ser transparentes y veraces en sus comunicaciones con los medios, asegurándose de compartir únicamente información precisa y confiable.
Además, las relaciones con los medios pueden ser laboriosas y requerir recursos significativos, especialmente para organizaciones con presupuestos limitados o equipos pequeños.
No obstante, los beneficios de una gestión efectiva de relaciones con los medios hacen que valga la pena la inversión para cualquier organización que busque mejorar su reputación y construir relaciones duraderas con partes interesadas clave.
Consejos para construir mejores relaciones con los periodistas
Como lo mencionamos, existen algunos tips que las empresas pueden aplicar para comenzar en este camino estratégico de fortalecer lazos con los periodistas y sus medios:
- Mensajes relevantes: Los periodistas no tienen tiempo para propuestas irrelevantes. A menudo reciben más de 50 propuestas por semana y tres de cada cuatro indican que menos del 25% de estas son pertinentes a lo que cubren. Se recomienda, entonces, investigar sobre el periodista, los tipos de historias que abordan y su audiencia. Una propuesta dirigida y relevante garantiza que tu mensaje reciba la atención que merece y ayuda a construir relaciones mediáticas duraderas.
- Historias que la audiencia desea: Al igual que en las relaciones públicas, los periodistas sienten la presión de satisfacer las expectativas. Con recursos limitados, captar la atención de la audiencia es más importante que nunca. Es ideal ofrecer historias únicas y oportunas que cautiven a su público. Los comunicados de prensa y las propuestas directas son sus principales fuentes de ideas.
- Recursos audiovisuales: Las palabras son poderosas, pero los elementos visuales dan vida a la historia. Los periodistas están integrando cada vez más contenido multimedia en sus reportajes, lo que representa un activo poderoso para los equipos de relaciones públicas. Las imágenes son la forma más popular de multimedia (72%), seguidas de visualizaciones de datos/infografías (34%) y videos (33%). Proporcionar elementos multimedia puede ser un factor decisivo para que tu historia sea cubierta.
- Afirmaciones con datos: En un mundo de noticias falsas y creciente escepticismo público, construir y mantener la credibilidad es fundamental. Se recomienda proporcionar datos y investigaciones originales sobre tendencias del mercado para ayudar a los periodistas en su trabajo. Esto se considera uno de los entregables más deseados por los equipos de relaciones públicas después de los comunicados de prensa.
- Propuestas para social media: La mayoría de los periodistas utilizan las redes sociales con fines laborales. Al compartir propuestas breves con información clave que puedan convertirse fácilmente en contenido breve para la web y las redes sociales, su trabajo se facilita. Aproximadamente el 28% de los periodistas afirma que esto les hace la vida más fácil, así que es recomendable proporcionar investigación relevante, fuentes y activos multimedia listos para compartir.
- Alejarse de la lista negra: Algunas acciones pueden llevar a que un periodista bloquee las propuestas que le llegan, debido a prácticas como el envío masivo de propuestas irrelevantes, la información inexacta, contenido que suene a publicidad, hacer seguimientos repetidos y no ser transparente. Como en cualquier relación, el respeto y la confianza son clave para el éxito a largo plazo.
Ganar la confianza de un periodista será el logro más valioso en esta operación, pues permitirá que las empresas se conviertan en fuentes primarias. Conforme se fortalezca esta relación, el periodista podría comenzar a acudir a los voceros de manera voluntaria, y eso optimizará las estrategias empleadas para darle a la empresa un lugar relevante en la opinión pública y la preferencia de las audiencias.