Comunicado de prensa (press release): qué es, cómo hacerlo y ejemplos prácticos

Cuando una empresa o marca desea dar a conocer alguna noticia de la organización, se suele compartir información a través de sus redes sociales o en su blog, pero la herramienta fundamental de las relaciones públicas son los boletines, también conocidos como “comunicados de prensa” o “press release”.

Y es que este tipo de documentos pueden ampliar su alcance, construir conexiones con medios de comunicación e incluso generar clientes potenciales. En este artículo te explicaremos más acerca de esta herramienta imprescindible para las operaciones de tu empresa.

¿Qué es un comunicado de prensa?

De acuerdo con The University of Kansas, un comunicado de prensa “es un breve resumen o actualización por escrito para alertar a los medios de comunicación locales acerca de las noticias y actividades del grupo”.

Los comunicados anuncian algo de interés periodístico, como un evento, el lanzamiento de un producto o una actividad relevante que hizo o hará la empresa o marca. Para elaborar uno que tenga impacto, es necesario crear una narrativa que tenga eco tanto en los medios como en el público objetivo.

Este tipo de herramienta es escrito por el equipo de relaciones públicas, comunicaciones corporativas de una organización o una agencia que los representa.

El objetivo de un comunicado de prensa es generar cobertura mediática e interés público, en donde el mensaje llegue a los periodistas y haga que los medios presten una atención positiva a su organización, es por ello que son parte esencial de su estrategia de marketing.

¿Para qué sirve un press release?

Los comunicados de prensa son una herramienta esencial en las relaciones públicas ya que permiten a las empresas compartir noticias de manera efectiva y atraer la atención de los medios. Para lograrlo se necesita desarrollar un titular cautivador, un párrafo de entrada contundente, un cuerpo con información detallada y un boilerplate que resuma la identidad de la empresa.

Utilizar estos elementos de forma estratégica permite que las organizaciones puedan captar el interés de periodistas y editores, derivando en una mayor cobertura mediática y, por ende, un mayor alcance de sus mensajes.

Otro punto fundamental de los press release es que ayudan a mejorar el reconocimiento y la percepción de la marca. Al distribuir información relevante y actualizada sobre acontecimientos dentro de la empresa, se mantiene a la audiencia informada y se puede fortalecer la imagen pública y obtener publicidad.

Tipos de press release más comunes

Existen diferentes tipos de comunicados de prensa que a su vez cubren diversos eventos:

• Apertura de un nuevo negocio
• Lanzamiento de un nuevo producto o servicio
• Un evento próximo
• Una nueva alianza
• Ganar un reconocimiento
• Adquisición o fusión
• Nuevos liderazgos dentro de la empresa
• Grandes inauguraciones
• Cambios de marca

Comunicado de prensa: ejemplo de lanzamiento de producto

Cuando una empresa saca un nuevo producto al mercado, es importante redactar un comunicado el cual ayude, en primera instancia, a que los medios difundan la noticia y los clientes estén enterados.

Estos son algunos de los elementos que debe tener:

Descripción general del producto: en el cuerpo del comunicado de prensa es necesario describir en qué consiste el nuevo producto, qué hace y cómo obtenerlo

Beneficios: es importante centrarse más en los beneficios, es decir, cómo ayuda su producto más que en las características. Con esto se deja en claro a qué sector va dirigido.

Qué busca la empresa con esto: si bien la primera respuesta que nos viene a la mente es el dinero, no debe ser así. Se debe explicar cómo este nuevo producto se adapta a la misión y valores de la empresa.

Este es un ejemplo de un comunicado de prensa sobre el lanzamiento de un producto que desarrollamos para la marca Botslab.

Ejemplo de comunicado de prensa de eventos

El grupo de relaciones públicas suelen lanzar un comunicado a la prensa semanas antes del evento, con el objetivo de que conozcan sobre la actividad y para incentivarlos a cubrir el acontecimiento.

Este tipo de comunicado debe tener:

• Detalles importantes del evento
• Fecha, hora y lugar.
• Temas que se van a bordar
• Nombres y cargos de los oradores

Aquí encontrarás un ejemplo de un comunicado de prensa de evento que realizamos para VITRONIC.

Ejemplo de Press release corporativo

Este tipo de comunicados tienen por objetivo que la empresa dé su posición sobre un hecho coyuntural en el que puede verse envuelto o no.

La redacción debe ser simple, en donde resalte su postura y cuál es la propuesta que hace o qué pasos está tomando sobre el momento que viven.

Este es un ejemplo de un comunicado de prensa corporativo.

Comunicado de prensa de crisis: ejemplo

En ocasiones las empresas pasan por crisis, ya sea que se tomó una decisión equivocada, algún trabajador reveló información que no debía salir a la luz o se registró algún problema con los sistemas que afectaron a terceros. En cualquier caso, las críticas pueden ser destructivas para una empresa y el silencio es lo peor que pueden hacer.

Cuando esto ocurre, las marcas y empresas necesitan una estrategia de relaciones públicas para reaccionar rápidamente a la información negativa que circula. Para ello se puede emitir un comunicado donde se aclare la situación, se explique qué pasó y qué se está haciendo para que esto no vuelva a pasar. Esto permitirá dejar las cosas claras y abrirá la puerta a que los clientes, inversionistas y consumidores confíen nuevamente en la organización.

Este es un ejemplo de un comunicado de prensa que atiende una crisis.

Compensar reafirma su compromiso de seguir trabajando por el bienestar integral de los colombianos desde los diversos frentes y servicios que desarrolla como Caja de Compensación, generando un impacto social y progreso para el país.🧡 pic.twitter.com/lqtcuqptnL

— Compensar (@Compensar_info) April 5, 2024

Otros tipos de press release (como adquisiciones, fusiones, nombramientos, etc.)

Comunicado de prensa para una nueva empresa

Cuando estás lanzando tu negocio, un comunicado puede ayudar a generar expectativas e incluso conexiones con otras ya establecidas. Asimismo, si está bien redactado puede generar inquietud entre potenciales compradores sobre lo que ofreces.

Comunicado de prensa para un premio

Ganar un premio es una de las mejores cosas que le puede pasar a tu empresa y darlo a conocer es un incentivo para que más clientes e inversionistas se interesen por lo que haces.

A través de un comunicado, el sector empresarial en el que te encuentras o los miembros de tu equipo podrán interesarse en el arduo trabajo que hiciste para que tus logros sean reconocidos. Esto establece a tu empresa como una autoridad en su campo y fomenta la confianza.

Adquisiciones o fusiones

Ambos son considerados movimientos corporativos importantes que requieren de un anuncio mediante un comunicado de prensa. Este debe ser preciso y transparente, ya que principalmente va dirigido a competidores y analistas de mercado. Suele contener citas de voceros de ambas empresas para informar que en la operación todas las partes reconocen y respalda la acción corporativa.

Otro punto que debe destacarse es qué beneficios obtendrán los clientes con la adquisición o fusión, o qué mejorará.

Nueva empresa

En este caso, los comunicados de prensa deben incluir información sobre el nuevo negocio, los productos o servicios que ofertará en el mercado, sus fundadores, misión, visión y valores, y lo que lo impulsó a emprender esta nueva empresa.

Causas sociales

Desde hace años las empresas han buscado ser socialmente responsables, es decir, participar activamente con la comunidad y sus valores, con el medio ambiente u obras de caridad. Para que sus clientes y consumidores sepan de estas acciones un press release que narre dichas obras es ideal, ya que al distribuirse en la prensa y en el blog de la organización genera un mayor alcance para potenciales clientes que, además, la ponen en el ojo público.

¿Cómo hacer un comunicado de prensa paso a paso?

• Titular atractivo: debido a la cantidad de comunicados que les llegan a los periodistas todos los días, es fundamental elaborar un titular que sea atractivo, conciso y que provoque curiosidad.
• Uso de highlights: se trata de una buena estrategia para captar la atención de los periodistas mediante viñetas colocadas antes del primer párrafo que contengan información relevante como cifras o citas. Es una forma de resumir la noticia.
• Utilice un tono profesional: mantenga un tono formal e informativo durante todo el comunicado de prensa. No use juicios de valor personales.
• Párrafo introductorio: el comunicado de prensa debe empezar con la información más importante, aquello que desea saber el lector o el periodista. Para lograrlo recuerde las 5 W: who (quién), what (qué), when (cuándo), where (dónde) y why (por qué). También debe incluir la fecha en que fue emitido el comunicado y la ciudad.
• Contexto y detalles: en los siguientes párrafos debe ampliarse la información proporcionada en la introducción, proporcionando contexto adicional y detalles relevantes.
• Datos y cifras: las estadísticas obtenidas de fuentes confiables y verificables siempre le darán seriedad al comunicado de prensa.
• Citas relevantes: incluir citas de personas importantes dentro de la organización que aporten información relevante al press reléase es fundamental, así no sólo nos quedamos con las cifras.
• Antecedentes: incluye un vínculo a un sitio web al final del comunicado en donde los periodistas y las personas interesadas puedan obtener más información sobre la empresa.
• Multimedia: en tiempos de tecnología es importante que proporciones a los representantes de la prensa logotipos, videos y fotografías para que pueda ilustrar su nota.
• Información de contacto: al final de comunicado asegúrate de proporcionar información de contacto con la empresa o con la agencia de relaciones públicas que te ayude a manejar la relación con la prensa.
• Extensión: si bien no existe un número de caracteres perfecta para redactar un comunicado de prensa, la recomendación es que tenga unas 500 palabras y no exceda una página. Máximo una página y media.
• Utilice subtítulos relevantes: si el contenido lo amerita, utilice subtítulos o cabezas de descanso ya que eso facilitará la lectura y resaltará información importante.

Errores comunes al redactar un press release

• No incluir un ángulo periodístico: uno de los errores más comunes es asumir que cualquier noticia es automáticamente relevante para el público objetivo y los periodistas. Esta suposición puede hacer que los reporteros pasen por alto el comunicado, lo que podría disminuir las posibilidades de obtener cobertura de prensa en el futuro. Las recomendaciones son alinear la historia con tendencias o eventos actuales siempre que sea posible, resaltar lo que hace único el anuncio y enfatizar el impacto, es decir, por qué debería importarle a la gente. Recuerda que los periodistas buscan historias que tengan eco en sus lectores. Si el comunicado no cumple con dicho objetivo, hay que replantearlo.
• No crear un titular cautivador: se trata de lo primero que capta la atención en un comunicado de prensa e invita a los lectores a sumergirse en la historia. Para crearlo, toma en cuenta utilizar verbos de acción y lenguaje vívido, ser breve y conciso (idealmente menos de 10 palabras), debe transmitir la esencia de la noticia, así el lector querrá saber más.
• Focalizando a la audiencia: el público al que intentas llegar debe ser prioridad a la hora de redactar el press release. Por ello es fundamental comprender sus intereses, necesidades y el lenguaje que usas para atraerlos. Para hacer un buen comunicado debes tener conocimiento de la demografía y preferencias de la audiencia, utilizar un lenguaje que les resulte familiar y elegir canales de distribución que la audiencia frecuente.
• Complicar el lenguaje: es vital no crear un texto con vocabulario que pueda confundir al lector, lo mejor es simplificar el lenguaje en el comunicado de prensa para que este sea más accesible a un público más amplio, lo que aumentará las posibilidades de que la noticia sea compartida. En su lugar utiliza un lenguaje sencillo y fácil de entender, evita términos técnicos a menos que sean ampliamente comprendidos por la audiencia, y, por último, explica cualquier jerga necesaria con una breve definición o, de preferencia, una redacción alternativa.
• Omitir cifras: muchas veces encontramos cifras impactantes para nuestros comunicados de prensa, pero no las usamos; sin embargo, estas estas aportan seriedad y una perspectiva de lo que queremos informar. Estas deben ser de personas involucradas con la noticia o expertos en la materia, debemos asegurarnos que aporten valor y conocimiento, además de que sean concisas y fáciles de entender. Usarlas brindará al comunicado autoridad y profundidad.
• Agregar demasiada información: se debe asegurar que el mensaje central sea el que predomine y evitar muchos detalles que pueden parecernos importantes, pero de los cuales podemos prescindir, ya que de lo contrario se puede abrumar y aburrir a la audiencia. Lo mejor es centrarse en las 5 W y utilizar highlights o párrafos cortos para dividir el texto y hacerlo más digerible.
• No incluir call to acción: un comunicado de prensa sin un call to accion o llamado a la acción se queda en información solamente. Para ello te recomendamos poner en el comunicado de prensa aquella acción que quieres que realicen los lectores, que sea claro y fácil de encontrar, y que utilice un lenguaje imperativo que genere una respuesta inmediata. Ya sea que se trata de visitar un sitio web, registrarse a un evento o descargar un documento.
• Omitir elementos multimedia: las imágenes, infografías y videos, entre otros, pueden amplificar el impacto del comunicado de prensa y hacer que el contenido sea más atractivo para los periodistas, lo que amplificará el alcance. Al combinar estos elementos con el texto, generará un contenido más dinámico y visualmente atractivo.
• Utilizar un solo método de distribución: existen muchas formas de distribuir un comunicado de prensa, ya sea que lo compartas en tu página web, redes sociales o contrates una agencia de relaciones públicas que te ayude a enviarlo a periodistas clave que puedan publicarlo.
• No realizar seguimiento del rendimiento: es imperativo analizar las métricas. Esto puede ayudarte a saber si se han cumplido los objetivos de publicación del comunicado de prensa. Además, puede brindar información sobre cómo mejorar los contenidos en el futuro para tener mejores resultados, o información sobre la audiencia para así reorientar y promover mejor el texto.
• Enviarlo en el momento equivocado: un error terrible es enviar los comunicados al final de la jornada laboral, porque pasarán de largo en la bandeja de entrada de los periodistas. También es importante no enviarlos cuando la cobertura en ese momento se centra en algún hecho de gran impacto, como un accidente, elecciones en algún país o desastres naturales. Lo mejor es esperar a que pase “la tormenta”. Otro punto importante es enviarlos antes del jueves, ya que el viernes suele ser un día “muerto” para la prensa.

Consejos para mejorar el SEO con un press release

De acuerdo con el Centro de Formación en Periodismo Digital, es importante considerar que el texto no sólo es leído por humanos, sino que también por motores de búsqueda en Internet que lo indexan en sus bases de datos para después mostrarlo según las peticiones de los usuarios.

Es así que los comunicados de prensa pueden ayudar a destacar tu empresa o marca con el posicionamiento en buscadores, también conocido como Search Engine Optimization (SEO, por sus siglas en ingles).

Para ello, te proponemos una serie de consejos:

• Generar blacklinks: si bien es poco probable que por sí solo un comunicado se coloque en los primeros puestos de los resultados de búsqueda con una palabra o frase, cuando los medios de comunicación y los sitios web los retoman, puede redactar artículos con él y en ellos incluir enlaces a tu sitio web, eso significa que obtienes blacklinks, que son importantes para el SEO.
• Publica en sitio de buena reputación: si buscas optimizar los comunicados de prensa para SEO, los profesionales de marketing deben priorizar la publicación de su contenido en otros sitios web y no solamente en el suyo. Este enfoque ayudará a que tu empresa o marca sea mencionado en sitios populares y de buena reputación, por lo tanto, aparecerás en los motores de búsqueda.
• Ofrece un gran titular: todo comunicado de prensa debe contar con un gran titular. Como comentamos antes, el objetivo es captar la atención y atraer a los lectores a profundizar en el contenido. La diferencia entre uno bien elaborado es que el contenido sea leído o ignorado.

Para lograrlo se debe:

• Ser claro, breve y conciso
• Despertar el interés
• Resaltar el valor de las noticias
• Agregar elementos visuales: este tipo de herramienta es una poderosa táctica de SEO para los comunicados de prensa, ya que se trata de imanes que llaman la atención de los lectores y despiertan su interés. Apuesta por las imágenes que den contexto, los videos que complementen la información o infografías que resuman una parte de lo que estás contando.
• Añadir palabras clave SEO relevantes: se trata de una acción crucial para mejorar la visibilidad y aumentar las posibilidades de ser descubierto por los motores de búsqueda. Estas palabras debes distribuirse estratégicamente a lo largo del contenido, así tendrá una mejor clasificación en las páginas de resultados de búsqueda y atraer tráfico orgánico. Además, deben ser dirigidas a audiencias específicas interesadas en su industria, producto o servicio, por ello es importante conocer el segmento al que va dirigido el comunicado de prensa.
• Texto de anclaje: se trata usar palabras clave del contenido en donde se coloca un hipervínculo y al hacer clic te redirige a tu página web. Esto ayuda a los motores de búsqueda a comprender la relevancia de la página vinculada, lo que contribuye a mejorar el rendimiento SEO. También existe la opción de generar vínculos de fuentes autorizadas o relevantes dentro de su industria.

¿Cómo distribuir un comunicado de prensa?

Utilice un servicio de distribución

A menos que el comunicado de prensa sólo sea de interés para medios locales, la forma más rápida y mejor de maximizar los resultados es utilizar un servicio de distribución.

Entre sus beneficios está:

• Amplía su alcance y el retorno de inversión
• Ahorro de tiempo y de recursos valiosos
• Credibilidad y visibilidad ya que muchos periodistas y organizaciones confían en los servicios de distribución de noticias
• Segmentación, ya que distribuyen el contenido en función de la industria y otros criterios demográficos, lo que garantiza que llegue a la audiencia relevante

Entre las desventajas están:

• Costo
• Menor personalización
• Competencia, porque compites con otros servicios, lo que hace más difícil que tu comunicado de prensa destaque

Otra opción es enviar los comunicados directamente a los periodistas, esto implica:

• Investigar y crear una lista de medios
• Identificar a los periodistas adecuados (la fuente que cubren, el medio en que trabajan, etc.).
• Personaliza tu correo electrónico. Tómate un tiempo y adapta los correos electrónicos a periodistas específicos.
• Línea de asunto atractivo. Por ejemplo “Contenido exclusivo sobre…”
• Cuerpo del correo electrónico amable y breve que incluya un saludo al periodista, le indique por qué el comunicado le puede ser de interés basado en su trabajo o fuente, resumen del comunicado, oferta de exclusiva si es posible y adjuntar el comunicado.
• Hacer seguimiento una vez que se ha enviado el comunicado de prensa unos días después para preguntarle si le fue útil. Evite ser agresivo y autoritario.
• Proporcione elementos visuales como imágenes, videos o infografías que puedan hacer más atractiva la historia del comunicado.

También puedes llamar a una rueda de prensa y distribuir tu comunicado al final del evento.

Herramientas para medir el impacto de tu comunicado de prensa

Para medir la cobertura de los medios, estas métricas son esenciales:

Número de menciones: cuántas más veces se mencione tu nota de prensa, empresa o marca, más exposición tendrás.

Medios de comunicación: lo ideal es que todos los medios de comunicación que te has fijado como meta publiquen por completo o una parte de tu contenido, siempre mencionando tu marca, producto o empresa.

Canales: ya sea prensa impresa, en línea, redes sociales, etc, tu comunicado llegará a más personas.

Alcance de medios: cuantas más personas sepan de tu comunicado de prensa y, por ende, de tu marca a través de los medios, más clientes potenciales atraerás.

Número de visitantes: uno de los principales objetivos de un comunicado de prensa es generar tráfico a su sitio web y analizar desde qué fuentes llegan los visitantes como motores de búsqueda, redes sociales, correo electrónico, etc. Esta métrica puede ayudar a generar clientes potenciales y ventas. Un mayor número de visitantes indica que el sitio web es de interés.

Tasa de rebote: esta métrica cuantifica el porcentaje de visitantes que abandonan el sitio web después de ver solo una página. Una tasa de rebote más baja indica que la audiencia está más comprometida con tu marca, servicio o producto.

Duración de la sesión: consiste en el tiempo que cada visitante pasa en su sitio web. Entre más tiempo pasen en tu página quiere decir que le estás ofreciendo contenido valioso.

Tasa de conversión: es la cantidad de visitantes que completan una acción deseada en tu sitio web, puede ser desde leer tu comunicado, suscribirse al boletín, realizar una compra, responder una encuesta, etc. Una tasa de conversión más alta indica que tu sitio web les es interesante.

También se encuentran las métricas de participación en redes sociales que abarcan:

Número de seguidores: te indica cuántas personas siguen a tu marca o empresa en redes sociales. Cuantos más seguidores tengas, más influencia tendrás.

Número de Me gusta: esta cantidad indicará cuántas personas están de acuerdo con tu comunicado. Entre más me gusta recibas, más reconocimiento tendrá tu contenido.

Número de comentarios: es la cifra de seguidores u otros usuarios de redes sociales que comentan tu nota de prensa o tu marca. Esto también te permite obtener un feedback sobre cómo comunicas, cuándo y por qué.

Número de veces que se comparte: muestra cuántas veces las personas que te siguen u otros usuarios comparten tu comunicado de prensa. Entre más veces se comparta, más exposición obtienes.

Número de menciones: esta métrica cuantifica las veces en que tu comunicado de prensa ha sido citado en las redes sociales. Cuantas más menciones obtengas, más notoriedad crearás.

Otra forma es la tasa de clics (CTR, por sus siglas en inglés). Se trata de una métrica que mide la frecuencia con la que las personas hacen clic en tu comunicado cuando se encuentra en una página web, en un correo o en un enlace. Se calcula dividiendo la cantidad de clics por la cantidad de impresiones (vitas) del anuncio o enlace. Este indicador es relevante porque el contenido juega un papel importante, al ser de calidad, generará una CTR alta, aumentando el tráfico, las conversiones e ingresos para el anunciante.

También entra en el juego los resultados comerciales que indican el aumento de ventas, ganancias, participación en el mercado o satisfacción del cliente, derivado del comunicado de prensa.

Por último, una opción muy confiable es contratar a expertos en relaciones públicas que no sólo podrán generar los comunicados que necesitas para tu empresa o marca, sino que harán las mediciones que requieras.